לחץ כאן לתצוגת הדפסה

מנהלים ומנוהלים

מחבר: יהודה איזנברג

מנהלים ומנוהלים

 

אני שלום - המה למלחמה
אם נגזר עליך להיכנס לעימות,
היה אתה זה שמכה ראשון.
הכה בכל כחך!
 
 
 
הבוס הטוב והמזכירה הרעה
 
מערכה ראשונה
מזכירה: אני לא מרגישה טוב, אני רוצה לצאת היום מוקדם.
בוס: אבל יש הרבה עבודה, צריך לגמור. גם בשבוע שעבר היית חולה.
מזכירה: הראש מתפוצץ לי.
בוס: אז תישארי עד 10, ותסיימי לפחות את העבודות הדחופות.
בשעה 10 עוזבת המזכירה וחושבת: איזה בוס מגעיל. אולי אחליף מקום עבודה?
הבוס חושב: איזו מזכירה עצלנית. מתי אוכל למצוא עובדת טובה?
 
מערכה שניה
בוס: את נראית לא טוב. קרה משהו?
מזכירה: כואב לי הראש, אבל זה לא נורא. זה יעבור.
בוס: אל תזניחי את בריאותך. לכי הביתה, נוחי, ומחר תבואי בריאה.
מזכירה: אבל יש הרבה עבודה, צריך לגמור. גם בשבוע שעבר הייתי חולה.
בוס: אז תישארי עד 10, ותסיימי את העבודות הדחופות.
בשעה 11 עוזבת המזכירה וחושבת: איזה בוס נחמד. כמה טוב שאני עובדת כאן.
הבוס חושב: איזו מזכירה מסורה. איך הייתי מסתדר בלעדיה.
 
 
כף התקווה הטובה 
ציפור בכף עלולה גם היא לעוף אל הגג.
 
 
חוק השילוש הקדוש
בכל פרויקט יש שלשה מרכיבים:
(1) תקציב    (2) זמן ביצוע    (3) משימות לביצוע.
רק שנים משלשת המרכיבים יכולים להתקיים באותו זמן:
 
-  עמדת במסגרת התקציב, והצלחת לעמוד בלוח הזמנים - לא סיימת את המשימות.
-  סיימת את המשימות ובזמן - חרגת מן התקציב.
-  עמדת במסגרת התקציב, וסיימת את כל המשימות - לא סיימת בזמן.
 
אבל:
אם עמדת במסגרת התקציב,
סיימת את כל המשימות,
ועמדת בלוח הזמנים
-   הוועדה שתמסור לה את הפרויקט לא תבין מה עשית.
 
 
תפקיד בעל אחריות
"תפקיד בעל אחריות" הוא תפקיד
בו הנך נדרש לקבל החלטות בנושאים שאינך מבין בהם. 
(הגדרה של הפיסיקאי פיינמן, בעל פרס נובל)
 
 
חוק חוטי הטלפון והעצים
בכל מקום שצומחים עצים - מתוחים מעליהם חוטי טלפון.
בכל מקום שמתוחים חוטי טלפון - צומחים מתחתם עצים.
 
שאלת מיליון הדולר:
האם חברת הבזק טורחת למתוח חוטים
בכל מקום שהטכנאים מבחינים בעצים -
או שהעירייה ממהרת לטעת עצים,
בכל מקום שאנשי בזק מתחו חוטי טלפון?
 
 
 
פרדוקס המנהל
כדי להצדיק את קיומו, חייב המנהל להגיב לכל מה שאתה עושה.
כדי להגיב, הוא חייב להבין מה שאתה עושה.
כדי להבין, הוא חייב ללמוד.
אם ילמד - לא יישאר לו זמן לנהל.
לא ינהל - לא יצטרך להגיב.
לא יצטרך להגיב - לא ייאלץ ללמוד.
לא ייאלץ ללמוד - יישאר לו זמן לנהל.
ינהל - יצטרך להצדיק את קיומו.
כדי להצדיק את קיומו, עליו להגיב לכל מה שאתה עושה.
כדי להגיב, הוא חייב להבין...
 
 
 
חוק הפקיד והטלפון
אם במשרד יושבים שלושה פקידים,
הפקיד המקבל קהל הוא זה המקבל את שיחות הטלפון הנכנסות.
אם נמאס לך לחכות, ואתה יוצא החוצה כדי להתקשר אליו מן הטלפון הסלולרי,
ולשאול את השאלה הקצרה שאתה צריך לשאול,
יענו לך כי הפקיד מקבל קהל, והנך מתבקש להתקשר מאוחר יותר.
 
 
להחזיר צלצול
 
- אפשר לדבר עם הרופא?
- הוא עכשיו בישיבה. נסה בעוד רבע שעה.
- אפשר לדבר עם הרופא?
- הישיבה התארכה בחמש דקות, חזור בעוד חמש דקות.
- אפשר לדבר עם הרופא?
- בדיוק עכשיו יצא מן המחלקה לרבע שעה.
- אפשר לדבר עם הרופא?
- הרגע נכנס לפגישה חשובה. נסה בעוד שעה.
- אפשר לדבר עם הרופא?
- הוא בהפסקת קפה. אתה רוצה שנפריע לו?!
- אולי אפשר שהוא יחזיר צלצול כאשר יהיה פנוי?
- אנחנו עסוקים מאוד. כל הזמן מצלצלים אלינו. אין זמן להחזיר צלצול.
 נסה בעוד עשר דקות.
- אפשר לדבר עם הרופא?
- אפשר לדבר עם?
- אפשר לדבר?
- אפשר?
- הלו!
 
 
הבוס ושלשת התשובות
הרעיון החדש שהצבת בפני הממונה עליך יעבור תמיד שלשה שלבים, ובסדר קבוע:
א. "הרעיון אינו ניתן לביצוע, אין תקציב, חבל על הזמן.
         אל תפריע. חזור לעבודתך."
ב. "זה אמנם אפשרי, אבל יש הרבה קשיים בדרך."
ג. "תמיד עודדתי אותך להמשיך ברעיון הזה, לא כן?"
 
הרחבה:
(קטע מתוך נאום בחלוקת הפרס לעובד המצטיין)
"כאשר חיפשתי אדם שיבצע את הרעיון החדש שהחלטנו עליו,
היה ברור לי כי אתה הוא האיש.
מהירות התפיסה שלך, דבקותך במטרה, יכולת הניתוח של מצבים חדשים,
אלה עשו אותך מועמד אידיאלי להביא לידי גמר את הרעיון שהעליתי.
כה לחי!" 
(העובד מקבל פרס של 500 ש"ח, הבוס גורף את הרווחים).
 
 
מילון המנהל
 
                 המשפט                                                             פירושו
 
הפיתוח אינו מתקדם בקצב שתוכנן                     עוד לא נגענו בעניין שלך.
בגלל בעיות לא צפויות.
 
הפיתוח מתקדם בקצב סביר                               אתמול הסתכלנו בפרויקט לראשונה.
 
הניסוי הצליח מאוד                                            אני ממש לא מבין מדוע זה עובד.
 
נצטרך לבדוק מחדש את כל התפיסה                   היחיד שהבין את הנושא פרש מהעבודה.
 
הצלחנו לפתור את הבעיה לאחר מחקר                הפתרון נמצא בדרך מקרה.
ממושך ומעמיק.                                                    
 
 
התזכיר המושלם
כשאתה מנסח תזכיר על פעילותך,
השאר בסופו מקום לשתי שורות נוספות.
הן נחוצות כדי להוסיף בהן את ההסבר
מדוע התכנית נכשלה שלא באשמתך.
 
 
חוק האחריות ההדדית
אף אחד אינו מתעניין באמת במה שעושים חבריו לעבודה.
 
 
התכנית הטובה
תכנית טובה היום,
עדיפה על תוכנית מבריקה מחר.
וטובה משניהם -
תוכנית שהוגשה שלשום, ובוצעה אתמול.
 
 
חוק היעילות
יעילות הישיבה נמדדת בנוסחה הבאה:
                                                                        1                                       .
                            (אורך הישיבה X מספר המשתתפים) + רמת הכיבוד
 
 
חוק הישיבות
אם הבעיה גורמת למספר רב של ישיבות,
הישיבות נעשות חשובות יותר מן הבעיה.
 
 
חוק ההחלטות
אם לא חשוב להחליט,
חשוב ל א להחליט.
 
 
הבטחות מותנות
את ההבטחה שהבטחת -
יזכרו לאורך זמן.
את התנאים שנתלוו להבטחה -
ישכחו מיד.
 
 
התקציב והטעויות
ככל שהתקציב גדול יותר -
הטעויות חמורות יותר,
והם יתגלו מאוחר יותר.
 
 
מימוש עצמי
במסגרת שלנו כל אחד יכול להיות מה שהוא רוצה.
- בין אם הוא רוצה בכך, ובין אם לאו.
 
היזהר, מאחוריך!
מאחורי כל איש מצליח
יש אישה הטוענת שהוא חדל אישים.
 
 
איפה הילד?
בזמן שביתה בבתי הספר לוקח אחד ההורים את הילד עמו לעבודה.
אם רצונך לדעת עבודתו של מי מההורים
רצינית יותר ואחראית יותר ודורשת את מלוא שימת הלב -
בדוק היכן הילד ל א נמצא.
 
 
אוסף התירוצים
(צלם, למד בעל פה, ושמור לעת הצורך)
- אנחנו תמיד עשינו את זה בדרך הזאת.
- זה ממילא לא חלק אורגינלי
- הוא אחראי לנושא הזה, לא אני.
- אז מדוע אתמול זה הצליח?
- בשביל מה שהוא שילם - הוא קיבל את כל התמורה.
- נכון שעכשיו זה לא עובד. אבל מי אומר שאחרת זה היה עובד?
- מנין לי לדעת שעכשיו זה משהו אחר?
- בכל אופן, זה לא יותר גרוע ממה שזה יכול היה להיות.
- אני מקבל על עצמי את האחריות.
- אני מקבל על עצמי את מלוא האחריות.
- אני מקבל על עצמי את כל מלוא האחריות, ונותן גיבוי לעובדי.
 
 
חוק המנהל
בכל צוות עובדים תמָצא קבוצה קטנה שתתפוס פיקוד.
בכל קבוצה שתפסה פיקוד,
יהיה אחד שיקבל את ניהול הקבוצה.
כל מנהל, במוקדם או במאוחר,
יהפוך להיות מטרד לעובדיו,
ויקדיש את זמנו לשיפוץ לשכתו ולנסיעות לחו"ל.
 
 
דוגמה למופת
אף אחד אינו מיותר לחלוטין.
במקרה הגרוע תוכל להציגו כדוגמה שלילית.
 
 
הארכיון
שמרת את המסמכים זמן מספיק -
אתה יכול לזורקם.
זרקת את המסמכים -
תזדקק להם.
 
 
חוק הנבחרת
אם אתה רוצה להקים נבחרת ספורט,
כדאי שתעדיף אדם אחד
הקופץ למרחק של חמשה מטרים,
על פני חמשה אנשים
הקופצים למרחק מטר אחד.
 
 
חוק הבכיר
טיפש בעמדה בכירה
דומה לאדם בראש הר:
הוא רואה את כולם קטנים,
וכולם רואים אותו קטן.
 
 
דו"ח אמצע
אל: מנהל הפרויקט
מאת: מנהל האגף
 
א"נ,
לפני חצי שנה חתמנו אתך הסכם, בו התחייבת לחבר ספר בן 160 עמודים. כיוון שעברה מחצית התקופה, אבקש לשלוח אלי בדחיפות את מחצית העבודה, כדי שאוכל לבדוק אותה ולעמוד על טיבה.
 
אל: מנהל האגף
מאת: מנהל הפרויקט
 
א"נ,
במענה למכתבך, אבקש הבהרות נוספות כדי שאוכל למלא את בקשתך. האם אתה מבקש לקבל את המחצית הראשונה של הספר, או את מחציתו השניה? ואולי המחצית הימנית של כל עמוד מעמודי הספר? ואולי את העמודים הזוגיים בלבד?
עם קבלת תשובתך אעביר אליך את המחצית הדרושה.
 
 
חוק האמצע
מממן הפרויקט רוצה לדעת כיצד מתקדמת העבודה.
הוא צודק: זו זכותו, אף חובתו.
 
הוא יכול לדרוש לאחר מחצית דו"ח משני סוגים:
- דו"ח אמצע, שיתאר את מצב הפרויקט.
- תוצר אמצע, שיראה מה נעשה במחצית הזמן של הפרויקט.
 
הרחבה
הדבר דומה לדו"ח על התקדמות ההריון:
- דו"ח אמצע הוא תמונת האולטרא סאונד.
- תוצר אמצע, הוא ניסיון ללדת ילד בחודש אחד, בעזרת תשע נשים הרות.
 
 
אתה וחבריך הטובים
-  אתה מסביר כל כך ברור, שאף אחד לא יוכל לטעות.
   בכל זאת תמיד יימצא מישהו שיטעה.
-  ההצעה שהצעת תובן תמיד בדרך הפוכה משהתכוונת לה.
-  אתה מציע הצעה הגיונית, ואתה בטוח שהכל יסכימו לה.
   אל תופתע: תמיד יימצא אחד שיתנגד.
-  חברים באים והולכים. אויבים מצטברים.
 
 
חוק הכניסה והיציאה
-  הרבה יותר קל להיכנס לפרויקט, מאשר לצאת ממנו.
-  אם הפרויקט יצליח, הם בוודאי יפסיקו אותו.
-  אם הפרויקט ייכשל - יתנו לך צ'אנס נוסף.
 
 
מינהל משובח
-  אל תפר את הכללים לפני שקראת אותם.
-  אל תאמין בנסים. הסתמך עליהם.
-  אם צריך חישוב מסובך כדי להסביר מה שאתה עושה - אל תעשה!
-  היה עקבי או לא עקבי. אך אל תערבב בין השניים.
-  שמור את דלת חדרך סגורה תמיד. זה יעשה רושם שאתה אדם חשוב ועסוק.
 
 
תשובה לעניין
אם בזמן הדיון שואל מישהו שאלה מביכה,
הסתכל עליו כאילו נפל מן השמים.
לאחר כמה דקות נסח את השאלה במילים שלך,
והפנה אותה אל השואל.
 
 
הישיבות היעילות והשר
לעולם אל תגיע לישיבה בזמן.
היכנס כאשר הדיון באמצעו,
ובחר לך את הכיסא הרחוק ביותר מן הדלת.
בדרכך החלף כמה מילות נימוס
עם האנשים שאתה חולף על פניהם.
 
אם הגעת לישיבה, שלא באשמתך, בזמן,
עזוב את הישיבה חצי שעה לפני סיומה.
הסבר לנוכחים כי אתה הולך לפגישה עם השר,
לדון בנושאים שהשתיקה יפה להם.
אל תשכח להזכיר את השר בשמו הפרטי.
 
כאשר אתה עוזב את המשרד כדי לגשת לבנק
(מועד תשלום חשבון הטלפון כבר עבר!),
קרא למזכירה מקצה המסדרון,
ואמור לה כי לא תוכל בשעה הקרובה לקבל שיחות,
כי אתה בפגישה דחופה עם השר.
הקפד לצעוק לכוון האנשים הנמצאים בפרוזדור,
גם אם המשרד שלך בכוון ההפוך.
בהכרזה זו אל תשתמש בשמו הפרטי של השר.
השומעים יטעו לחשוב שאתה מדבר על מישהו אחר.
 
 
חוק המחשב הנישא
מחשב נישא הוא חלק בלתי נפרד מן הציוד של בעל תפקיד בכיר.
למרבה הצער המחשבים הנישאים עדיין כבדים.
אפשר להקל על המשקל, ולשאת את תיק המחשב כשהוא ריק.